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| Establece tus prioridades, trabaja sobre tus deseos y organiza tu tiempo. ¡Solo tú puedes manejarlo! |
¿Sabías que existe el secreto para priorizar tus tareas?
Debemos aprender a priorizar correctamente. Priorizar sobre una tarea menos relevante puede llevarnos a convertir una tarea importante en urgente. Por ello, antes de que nos sentemos a analizar cuáles tareas son prioritarias en nuestra agenda de actividades, es preciso que apliquemos ciertos indicadores para medir su importancia. Lo podemos hacer siguiendo el siguiente esquema:
- Tareas de beneficios tangibles: aquellas que llevan a resultados reales o inmediatos. Sus beneficios se pueden apreciar en el acto mismo de realizarlas.
- Tareas de beneficios intangibles: se refiere a las actividades que generan beneficios a largo plazo, es decir, sus resultados sólo se verán en un mediano o largo plazo. De hecho, sus beneficios dependen de la realización de otras tareas intermedias o complementarias.
- Tareas de beneficios bajos: aquellas que, directamente, no nos aportan ningún beneficio tangible o intangible. Por lo general, pertenecen a otro ámbito de acción y se les conoce como ladrones de tiempo.
El secreto para aprender a priorizar nuestras tareas lo encontramos aplicando el Método del Manejo del Tiempo. Asignando un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad de que no estemos más tiempo del necesario, restando tiempo a otras que sí lo son. Determinando asimismo qué otros recursos necesitamos para realizar correctamente la tarea y si necesitamos la ayuda o la implicación de otras personas o departamentos. Informarles lo antes posible para que confirmen su disponibilidad y puedan organizarse ellos también. Luego debemos desglosar la tarea en uno de los 4 posibles escenarios para luego proceder a priorizar.
Hay 4 posibles escenarios:
- Importante, pero no Urgente
En el primero, nos encontramos ante el caso de que la tarea sea importante, pero no urgente. La recomendación es programarlo para un momento determinado del día. Después de las tareas Urgentes pero no importantes.
- Urgente e Importante
En este caso, la tarea hay que hacerla de inmediato. No esperemos el último momento para realizarla. No hay que tener pereza porque cuanto más tiempo tardemos en realizar, más dolor de cabeza tendremos.
- Ni Importante, ni Urgente
En este caso, olvidemos la tarea. No tiene que hacernos perder ni un solo minuto. Hay que aprovechar el tiempo al máximo y esta tarea no va a proporcionarnos ningún beneficio (a no ser que sea para algún familiar o amigo).
- Urgente, pero no Importante
En este caso, siempre que sea posible, tenemos que delegar la tarea a alguien más. Si no es posible, programarla para que esté inmediatamente después de las tareas urgentes e importantes.
Nuestra mente conoce todos estos factores que influyen la prioridad de una tarea y es capaz de analizar esta enorme cantidad de datos para decirnos cuál es la tarea más importante que debemos hacer. El secreto simplemente está en aprender a usar el Método del Manejo del Tiempo para organizar todos los aspectos de nuestras vidas y ser más productivos. Te recomendamos ordenar gratis un análisis del tiempo para planificar un año nuevo en www.viveatiempo.com. ¡Ingresa ya y solicita tu análisis!
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| Priorizar tareas es parte del manejo del tiempo. |
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